Sekreteraren ansvarar för kallelser och protokoll i samband med styrelsemöten och årsmöten. Sekreteraren ansvarar dessutom för medlemsregister i BAS-K samt framtagande och utskick av material till medlemmar i samband med årsmöte.

Nedan specificeras några av kassörens huvudområden:

• Hantera medlemsärenden, förutom i ekonomiska frågor (avsnitt 1)
• Sköta medlemsregistret i BAS-K (avsnitt 1)
• Göra årsrapport till Svenska Båtunionen (SBU) senast den 31 januari varje år (avsnitt 2)
• Göra årsrapport till Svenska Seglarförbundet (SSF) senast den 31 mars varje år avsnitt 2)
• Ta fram dagordning inför styrelsemöten (avsnitt 3)
• Föra protokoll vid styrelsemöten (avsnitt 3)
• Ta fram förslag till kallelse och dagordning för årsmöte. Trycka upp och göra utskick inför årsmötet. Föra protokoll vid årsmöte (avsnitt 4)
• Lagerhålla klubbvimplar och beställa nya vid behov (avsnitt 1

1. Medlemsärenden samt medlemsregistret.

Medlemsregistret sköts via SBU:s administrativa plattform för klubbarna: BAS- K. SBU tillhandahåller utbildning i systemet, något som rekommenderas. Svar i allehanda frågor brukar dock snabbt kunna fås av Patrik Lindqvist på unionens kansli.

Nya medlemmar

• Kassören e-postar sekreteraren när en ny medlem har betalat in avgift.

• Sekreteraren registrerar snarast medlemmen i BAS-K och lägger iförekommande fall också in medlemmens båt och uppgifter om denna (fabrikat, modell samt storleksuppgifter). Sekreteraren e-postar medlemmen följande bekräftelse: ”Vi har mottagit din inbetalning. Du är därmed preliminärt antagen som medlem i VBS. Stadgarna kräver dock att styrelsen vid kommande styrelsemöte den x x godkänner dig som medlem. Du kommer därefter att få en skriftlig bekräftelse tillsammans med en klubbvimpel.”

• Sekreteraren sätter upp den nya medlemmen under dagordningspunkten medlemsärenden på dagordningen till styrelsemötet.
• Efter styrelsemötet skickar sekreteraren ett brev tillsammans med en välkomsthälsning med information samt en klubbvimpel (Vimpeln är gratis för nya medlemmar).
• Beställa nya vimplar när dessa börjar ta slut, beställningsuppgifter finns i vimpelkartongen.

• Meddela kassören inför beställning så att det finns likvida medel till fakturan.
• Föreningsfrimärken: begär förskott eller ersättning för utlägg av kassören.
• Notera den nya medlemmen i en egen liggare där det också dokumenteras när medlemmen fått e-postbekräftelse, skriftlig bekräftelse, på vilket styrelsemöte medlemmen godkänts och när medlemmen lagts in i BAS-K. Kassören har också en egen medlemslista. Detta underlättar kontrollen av att medlemsnumren hela tiden blir korrekta.

2. Årsrapporter

SBU

• Senast den 31 januari ska sekreteraren gå in i BAS-K och se till att medlemsuppgifterna per den 31 december föregående år är korrekta. Eftersom BAS-K kontinuerligt används är uppgifterna oftast ok. Det kan dock t.ex. hända att en person som blivit medlem under ett år inte har hunnit läggas in i BAS-K före årsskiftet.

• Årsrapporten ska därmed justeras med denna person, liksom i fallet att en utesluten medlem inte hunnit raderats ur registret. Klubben har endast personligt medlemskap (inget familjemedlemskap) varför rutorna för familjemedlemmar kan lämnas tomma.

• Innan årsrapporten är klar ska också funktionärsuppgifterna i BAS-K kontrolleras och godkännas med en bock i en ruta. Därmed är rapporteringen klar.

• På SBU:s hemsida finns en bra, kortfattad pdf-beskrivning över förfarandet.

Svenska Seglarförbundet

• Senast den 31 mars ska sekreteraren gå in på SSF:s hemsida och lämna årsrapport.
• Se till att ha uppgifterna från SBU-rapporten (se ovan) tillhands, så går det lätt, förfarandet är ungefär detsamma, liksom de uppgifter som ska lämnas.
• Inloggningsuppgifter:
  Anv. namn: IID01600370 Lösen: 65W4r0N

3. Styrelsemöten

• Inför styrelsemöte ska sekreteraren ta fram förslag till dagordning.
• Prata med ordföranden om ni vill att sekreteraren ska skicka ut direkt till alla styrelseledamöter, eller om sekreteraren ska skicka förslag till dagordning till ordföranden som då har möjlighet att komplettera dagordningen, de senaste åren har det sistnämnda alternativet använts.
• Styrelseledamöterna får dagordningen per e-post, någon särskild kallelse går inte ut utan ledamöterna antas känna till när mötena är (samma veckodag varje månad).
• Ledamöterna ska skriva ut och ta med egen dagordning, men det kan ändå vara bra att ta med ett par extra, t.ex. bör ordföranden aldrig vara utan dagordning.
• Protokoll förs normalt av sekreteraren.
• Snarast efter mötet bör utkast till protokoll skickas till hela styrelsen. Därmed kan ledamöterna som varit på plats kontrollera uppgifterna, och de ledamöter som inte varit närvarande ser vad som beslutats.
• Om protokollet inte kan skickas ut nära på mötet bör sekreteraren e- posta de eventuella beslut som fattats till de ledamöter som inte varit närvarande.
• Sekreteraren korrigerar utkastet till protokoll.
• Vi nästkommande möte justeras protokollet som antas vara godkänt ominte någon har haft några synpunkter.Direkt efter mötet ska sekreteraren e-posta det justerade protokollet (döpt till t.ex. protokoll x-x-x justerat) till redaktören.
• Det underskrivna protokollet sparas utskrivet i pärmen Styrelseprotokoll.

4. Årsmöte

• Sekreteraren ska ta fram förslag till kallelse och dagordning till årsmötet.
• Förslagen bör tas fram så att styrelsen kan granska dessa vid det första styrelsemötet för året (januari el februari). Kopiera förra årets, de flesta dagordningspunkter t.ex. följer av stadgarna.
• Styrelsen bestämmer när utskick ska ske, men vissa tidsfrister finns i stadgarna.
• Låt trycka upp kallelsen och dagordningen. Fakturaadress Box 56, 139 22 Värmdö (meddela kassören att faktura kommer). Kuvert finns i varvshuset. Etikettfiler i excel kan fås ur BAS-K, men det är väldigt knepigt eftersom de klisteretikettark som finns att köpa inte överensstämmer riktigt med dessa filer, men för den händige går detta säkert att lösa.
• Vid årsmötet för sekreteraren protokoll. Normalt kan protokollet föras väldigt formellt och endast hänvisas till de presentationer m.m. som görs under mötet.
• Sekreteraren ser till att justeringsmännen skriver under efter mötet.
• Det justerade protokollet och bilagor skannas om skanner finnstillgänglig via någon ledamot och e-postas till redaktören.
• Originalprotokollet sparas i Årsmötespärmen.

Koppling mellan roll och processer för sekreterare inom

VBS

Nedanstående processnummer och namn refererar till dokumentet ”ProcessBeskrivningar” med urval där rollen sekreterare ingår som del i processen.

101. Medlemsansökan

102. Medlemsansökan ej antagen

107. Utträde ur VBS

201 Årsavgiftsprocess